Phân tích cơ cấu công ty Technimex

Nhìn sơ đồ tổ chức ta có thể hình dung đây là một công ty có quy mô lớn – công ty cổ phần Technimex hoạt động dàn trải ở 3 miền. Tập trung chủ yếu là tại Hà Nội và có các văn phòng đại diện ở miền Trung và Nam.

Cơ cấu tổ chức được xây dựng có hệ thống và chặt chẽ từ cao đến thấp, có sự phân chia theo khu vực địa lý, tuy hầu hết tập trung tại miền Bắc.

Đi sâu vào phạm vi và cấp bâc quản trị của công ty, theo sơ đồ từ trên xuống, ta có thể thấy hệ thống chia thành nhiều cấp khác nhau: cấp cao, cấp trung, và cấp tác nghiệp ở hai phạm vi quản trị chức năng và tổng quát.

Cấp cao: Đại hội đồng cổ đông,HĐQT

Các nhà quản trị cấp cao : Chủ tịch HĐQT, Giám đốc.

Cấp trung :Nhà Quản  trị cấp trung : gồm các trưởng phòng

Cấp tác nghiệp:Nhà quản trị tác nghiệp : Quản trị viên bán hàng của phòng kinh doanh

Các nhân viên tác nghiệp.

Theo đặc thù công việc kinh doanh của Công ty nên cơ cấu tổ chức đã có sự chuyên môn hóa khá rõ nét. Các nhiệm vụ cụ thể được phân chia cho các phòng khác nhau : P. Kinh doanh, P. Tổng hợp, P. Tài chính kế toán, P. Dịch vụ kỹ thuật, P dự án KHKT, P. Khoa học thiết bị. Nhằm mục đích đạt được mục tiêu công ty đã đề ra. Ứng với mổi bộ phận, công việc được thực hiện một cách tách rời. Điều đó đem đến sự rõ ràng trong công việc, tránh sự lộn xộn khó quản lý. Hiệu quả kinh tế cao. Ở đây sự tiêu chuẩn hóa khó sảy ra vì công việc của các bộ phận kỹ thuật, kinh doanh là rất linh hoạt mang tính cơ động cao. Với mỗi tình huống lại có cách giải quyết khác nhau, nên những tiêu chuẩn cũng chỉ tương đối và ít giống nhau. Ở một số bộ phận kỹ thuật, Dự án khoa học kỹ thuật thì tiêu chuẩn này có những tiêu chuẩn cơ bản.

Đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ)

Đây là một công ty cổ phần nên trong cơ cấu tổ chức ko thể thiếu hai bộ phận quan trọng nòng cốt đó là Đại hội đồng cổ đôngvàHĐQT. Vì nó mang tính chất đặc thù của công ty của phần theo quy định của Luật doanh nghiệp Việt Nam 2005(điều 96, 108).

ĐHĐCĐ là một tổ chức gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Với quyền và trách nhiệm của mình HĐ sẽ là nơi thông qua định hướng phát triển của công ty. Với số vốn và quy mô của mình HĐ quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, cũng như mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, trừ tường hợp  điều lệ công ty có quy định khác.

Để có một tổ chức hoạt động hiệu quả, lâu bền thì ĐHĐCĐ có quyền bầu, đề bạc những thành viên có năng lực, làm việc tốt.  Và cũng có thể miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên kém hiệu quả thiếu trách nhiệm với công ty trong HDQT, ban kiểm soát.

Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác. Định hướng sự phát triển, tìm ra con đường đường đi lâu bền cho công ty chính là trách nhiệm mà Đại hội đồng sẽ luôn gánh vác, quyết định số mệnh cho mình.

Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty. Thông qua báo cáo tài chính hằng năm.

Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.

Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty.

Có thể nói Đại hội đồng cổ đông là đầu tàu của công ty trên con đường đi đến thành bại của công ty.

Trong một số trường hợp thì Cổ đông là tổ chức thì có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo uỷ quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện. Việc cử, chấm dứt hoặc thay đổi người đại diện theo uỷ quyền phải được thông báo bằng văn bản đến công ty trong thời hạn sớm nhất.

Hội đồng quản trị(HĐQT)

Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyên và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.

HĐQT thực hiện chức năng mình thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do công ty Technimex quy định. Mỗi thành viên của HĐQT có một phiếu biểu quyết.

Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình,HĐQT tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp quyết định doHĐQT thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên chấp thuận thông qua quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Trong trường hợp này, cổ đông sở hữu cổ phần của công ty liên tục trong thời hạn ít nhất một năm có quyền yêu cầuHĐQT đình chỉ thực hiện quyết định nói trên.

HĐQT làm việc của mình bằng cách quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Là nơi có quan hệ và tác động trực tiếp đến Chủ tịch và giám đốc công ty.

Với quyền của mình, thì HĐQT có thể kiến nghị loại cổ phần tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại lên ĐHĐCĐ. Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. Để có vốn hoạt động thì HĐQT có quyền quyết định huy động vốn thêm cho công ty theo hình thức khác ngoài cổ phần.

Quyền quyết định mua hay không các cổ phần theo quy định điều 91 tại khoản 1 Luật DN 2005, và giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty nếu công ty có phát hành thêm trái phiếu.

Các dự án đầu tư phát triển trên thị trường trong thẩm quyền của HĐQT thì có quyền quyết định và nằm trong một giới hạn cụ thể theo Luật DN 2005 hoặc Điều lệ công ty có đưa ra.

Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật DN 2005.

Trong phân quyền của mình thì HĐQT Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;

Luôn giám sát, chỉ đạo giám đốc điều hành công việc hằng ngày của công ty để kinh doanh có hiệu quả.

HĐQT là nơi sẽ quyết định cơ cấu, quy chế quản lý, thành lập các văn phòng đại diện : và Công ty Technimex đã có 2 văn phòng đại diện tại miền Trung và Nam.

Duyệt các chương trình và nội dung tài liệu phục vụ họp ĐHĐCĐ, triệu tập cuộc họp, hoặc lấy ý kiến để ĐHĐCĐ thông qua quyết định.

Trình báo quyết toán tài chính hằng năm lên ĐHĐCĐ.

Kiến nghị tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.

Như vậy HĐQT là một tổ chức khá chặt chẽ. Quyền và nghĩa vụ khá rõ ràng, như vậy thì công ty sẽ luôn được đảm bảo hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả hơn.

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát thường có từ ba đến năm thành viên. Điều lệ công ty không có quy định khác thì nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

Như vậy Ban kiểm soát làm việc như thế nào?

Ban kiểm soát thực hiện giám sátHĐQT, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý củaHĐQT.

Sau đó sẽ trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý củaHĐQT lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.  Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông

Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đếnHĐQT và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Tuy nhiên việc kiểm tra của Ban kiểm soát không được cản trở hoạt động bình thường củaHĐQT, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

Kiến nghịHĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

Khi phát hiện có thành viênHĐQT, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản vớiHĐQT, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. 

Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định  tại Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Để công việc được hoàn thiện, khách quan và bảo đảm hơn, Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến củaHĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

Chủ tịch HĐQT

Chủ tịch HĐQT được ĐHĐCĐ hoặc HĐQT đề cử theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp HĐQT bầu Chủ tịch HĐQT thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên HĐQT. Chủ tịch HĐQT có thể kiêm chức Giám đốc.

Trong công ty Chủ tịch HĐQT sẽ làm các việc như:

- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT ;

- Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, sẽ triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT.

- Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐQT.

- Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.

- Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông.

- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Nếu Trường hợp Chủ tịch HĐQT vắng mặt thì uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được uỷ quyền hoặc Chủ tịch HĐQT không làm việc được thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch HĐQT theo nguyên tắc đa số quá bán.

Giám đốc

Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số các thành viên hoặc thuê người khác làm Giám đốc. Và Chủ tịch HĐQT có thể kiêm vai trò Giám đốc

Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Nhiệm kỳ của Giám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Giám đốc sẽ quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;

Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;

Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

Tuyển dụng lao động. Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.